So erkennen Sie Prozesse, die sich gut automatisieren lassen

Software-Roboter arbeiten Geschäftsprozesse ohne menschlichen Eingriff ab. Und wie ihre Hardware-Kollegen bieten sie viele Vorteile. Aber nicht jeder Prozess lässt sich gleich gut automatisieren – auch hier gibt es Parallelen zur Maschinenwelt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Prozesse finden, die sich gut durch einen virtuellen Mitarbeiter erledigen lassen.

Für uns als Berater gibt es drei Kategorien, in die wir unsere RPA-Kunden einordnen können:

1. Der Kunde hat einen oder mehrere Prozesse, für die er eine Automatisierung plant:

Das ist auf den ersten Blick der einfachste und schnellste Fall, schließlich sind die Prozesse bekannt. Die Tücke steckt aber eben auch gerne im Detail: Zumeist hat der Kunde keine oder nur geringe RPA-Erfahrung und es kann sich bei der Prozessanalyse zeigen, dass der Vorgang doch nicht so gut für die Robotic Process Automation (RPA) geeignet ist. Dadurch entsteht der meiste Zeit- und Kostenaufwand nicht bei der Auswahl sondern bei der Analyse des Prozesses.

2. Der Kunde möchte Automatisieren, hat aber keine Prozesskenntnise:

In Workshops werden die Prozesse des Kunden er- und bearbeitet, mit dem Ziel die Prozesse zu finden, die sich für eine Automatisierung eignen. Dadurch, dass wir bereits im Auswahlprozess unsere RPA-Erfahrung einfließen lassen, können wir schon vor der genaueren Prozess-Analyse die Kandidatenliste für eine Automation gut einschränken. Dieses Verfahren benötigt erst einmal mehr Zeit, die es dann aber bei der Prozessanalyse zumeist wieder einspielt. In den Workshops sollten möglichst viele Prozessverantwortliche und Fachabteilungen teilnehmen – ein zu großes Teilnehmerfeld kann aber die Komplexität und den Zeitaufwand des Auswahlprozesses zu stark aufblähen und sollte deswegen vermieden werden.

3. Die Prozesse sind genau dokumentiert:

Der Auswahlprozess ist hier der komplexeste und zeitaufwändigste, bietet aber auch die Chance, wirklich alle gut automatisierbaren Prozesse zu finden. Unsere Consultants gehen nach der Analyse die gefundenen Prozesse mit den Prozessverantwortlichen und Fachabteilungen noch einmal durch, bevor ein Pilot gestartet wird. In der Praxis zeigt sich nämlich, dass Prozesse auf dem Papier gerne anders beschrieben sind, als sie wirklich gelebt werden.

So viel zu den drei möglichen Kategorien – wie finden wir aber jetzt Prozesse, die sich gut automatisieren lassen? Dabei hilft eine grobe Unterteilung nach zwei Kriterien: betriebswirtschaftliche und technische.

Die technischen Kriterien sind dabei zumeist einfacher und schneller festzulegen, wie die Betriebswirtschaftlichen. Als technisches Kriterium sieht man:

• Regelbasiertheit: Je geregelter ein Prozess ist, um so einfacher lässt er sich automatisieren.
• Standardisierung: Je höher die Standardisierung, desto einfacher die Automatisierung.
• Stabilität: Je weniger der Prozess sich im Laufe der Zeit ändert, desto besser.
• Digitalisierungsgrad: Je mehr Daten bereits digital vorliegen, desto besser
• Komplexität: Je weniger komplex ein Prozess ist, desto besser.
• Strukturiertheit: Je strukturierter die Daten vorliegen, desto besser.
• Datentyp: Druckbuchstaben lassen sich zum Beispiel besser automatisieren, als Handschrift.
• Systembrüche: Je mehr der Prozess zwischen Anwendungen springt, desto geeigneter für die Automation.

Die betriebswirtschaftlichen Kriterien sind oft schwieriger festzulegen als die technischen, aber häufig die entscheidenden für die Prozessauswahl:

• Zeitaufwand: Je mehr Arbeitszeit durch den Roboter übernommen werden kann, desto besser
• Intervall: Je häufiger der Prozess läuft, desto besser.
• Fehleranfälligkeit: Komplexe Prozesse haben eine höhere Fehler-Wahrscheinlichkeit als einfache – deswegen: je höher desto besser.
• Prozessrisiko: Je teurer Prozessabweichungen (Verstoß Compliance-Regeln, Pönalien, Nachbesserungen im Produktionsprozess, oder Ähnliches) sind, desto eher amortisieren sich die RPA-Kosten.
• Verfügbarkeit: Ein Software-Roboter ist jederzeit verfügbar. Es entsteht kein Ausfall bei Abwesenheiten von Personen.

Oft sind die betriebswirtschaftlichen Kriterien nur zu schätzen – sie sind aber für den Return of Investment (ROI) entscheidend. Deswegen sollten sie so genau wie möglich erhoben werden.

Zusammengefasst ist also zu sagen, dass nicht nur Prozesse eruiert werden sollten, die möglichst häufig stattfinden, wie zum Beispiel der Rechnungseingang. Auch Prozesse die selten laufen, wie zum Beispiel eine Inventur, können durch hohe Komplexität oder großen Zeitaufwand durchaus Kandidaten für eine Automation mit Software Robotern sein. Erst eine genaue Auswahl, mit allen oben genannten Faktoren ermöglicht den Erfolg des RPA-Projekts.