Robotic Process Automation Use Cases für HR

Im Bereich Human Resources gibt es viele Prozesse, die sich leicht mit einem Software-Roboter automatisieren lassen. Wir wollen Ihnen die Gängigsten hier vorstellen:

Kandidatenbeschaffung

Unternehmen, welche auf Legacy-Systeme setzen, können zur Automatisierung der Aggregation von Lebensläufen, Bewertungsergebnissen und Interview-Notizen Software-Roboter verwenden. Die meisten modernen HR-Systeme kümmern sich um diese Funktionalität, sollte das bei Ihnen aber nicht der Fall sein, kann RPA die Lösung für Ihre Prozesse bieten.

Einstellung & Onboarding

Für wachsende Unternehmen bedeutet die Einstellung eine erhebliche Belastung für HR und andere Abteilungen wie IT, Sicherheit und Facility-Management. Obwohl es ein wenig kostspieliger Vorgang ist, eine Lösung zu entwickeln die alle diese Funktionen umfasst und die notwendigen Aufgaben für On- und Off-Boarding-Prozesse erledigt, können RPA-Bots hier relativ schnell und effektiv eingesetzt werden. Die Automatisierung eines Teils des Prozesses und die Messung seines Fortschritts mit einem RPA-Bot-Management-Modul bringt als weiteren Vorteil Geschwindigkeit und Transparenz in den gesamten Prozess.

Eine Fallstudie von Argos Labs zeigt, wie Sie die Einführung neuer Mitarbeiter in Ihre firmeneigene Softwareumgebungen und -tools einfach automatisieren können. Eine UiPath-Fallstudie zeigt, dass sich dadurch die Onboarding Zeit von 30 auf 3 Minuten reduzieren lässt.

Automatisierung der Gehaltsabrechnung

Der Personalabrechnungsprozess erfordert eine wiederholte Verarbeitung der Personaldaten unter Berücksichtigung unzähliger Vorschriften und Unternehmensregeln. Während moderne Lohnbuchhaltungssoftware eine gute Lösung für diesen Prozess darstellt, müssen manche Unternehmen noch auf Ihren alten Legacy-Systemen arbeiten, weil der Wechsel zu einer modernen Lohnbuchhaltungssoftware personal-, kosten- und zeitaufwändig wäre. Bei dem Umstieg können Sie RPA-Bots sehr gut unterstützen. Sie können zum Beispiel die Daten aus dem alten in das neue System übernehmen und so einen parallel Betrieb möglich machen.

Eine Fallstudie von UiPath gibt an, dass die RPA-unterstützte Verarbeitung der Gehaltsabrechnung um 85% schneller und ohne manuelle Fehler erfolgt. Die Implementierung dauerte im Beispiel sieben Wochen und reduzierte den manuellen Aufwand um 75 Prozent.

Abwesenheitsmanagement

Ihre Mitarbeiter sind notorisch schlecht darin Abwesenheiten und Ferien zu erfassen.

Eine Lösung: Richten Sie einen RPA-Bot ein um Abwesenheitsnachrichten mit der im Firmennetzwerk erfassten Zeit abzugleichen. Ein weiterer Bot kann das Ausfüllen von Abwesenheitsinformationen vereinfachen, damit Ihre Mitarbeiter diese nicht vergessen.

Ein Beispiel aus der Praxis von UiPath: Einen deutscher Personaldienstleister hat innerhalb von drei Monaten die Automatisierung für die Abwicklung von Krankenmeldungen in SAP eingeführt. Der manuelle Aufwand für die Einführung von RPA reduzierte sich auf nur noch fünf Prozent, die Vorautomation und die Verarbeitungszeit um 80 Prozent.

Schadenersatzansprüche des Arbeitnehmers Blue Prism zeigt in einer Fallstudie mit Walgreens (eine der größten US-amerikanische Apothekenketten), wie sich die Meldung von Abwesenheit der Arbeitnehmer aufgrund von Verletzungen oder Krankheiten an den Dienstleister für das Schadenmanagement automatisieren lässt. Dies ist nötig, um die Entschädigungsansprüche der Arbeitnehmer zu verwalten. Auch dieser Prozess ließ sich relativ einfach und schnell automatisieren.

Kostenmanagement

Obwohl es ausgeklügelte, dedizierte Spesenmanagementlösungen gibt, verwenden die meisten Unternehmen immer noch veraltete Systeme, welche die händische Eingabe von Details zu den Ausgaben verlangen. Die meisten dieser Details wie Spesenbetrag, Datum oder Ort liegen als gedruckte Belege vor. Eine OCR-fähige RPA-Lösung kann wichtige Felder automatisch aus den Belegen extrahieren, sodass Mitarbeiter viel weniger Zeit mit der Erfassung verschwenden müssen. Das macht auch das Aufheben von Belegen unnötig, da ein einfaches abfotografieren der Belege ausreicht, um die relevanten Daten aus Belegen zu extrahieren und wichtige Felder im Spesenformular zu füllen. Zusammen mit unseren Kollegen von der Firma DOCUBYTE können wir diese Prozesse vollständig digitalisieren.

HR virtuelle Assistenten

Auch die Zusammenfassung von HR-Leistungen für Ihre Mitarbeiter ist möglich. Ein Chatbot, der Kunden authentifiziert und Ihre HR-bezogenen Bedürfnisse erfüllt, hilft der Personalabteilung sich auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung zu konzentrieren. Ein solcher Bot kann Ihre Mitarbeiter unterstützen, Krankheits- und Urlaubszeiten zu registrieren, Informationen über Ihren Arbeitsvertrag anzufordern und Spesenerstattungen einzureichen.