Hyperautomation in ERP-Systemen

UPDATE: In seinem Beitrag "Hyperautomation erweitert die Farbpalette der Automatisierung" in der informatik-aktuell.de verweist Christopher Helm von der Helm & Nagel GmbH auf unseren Beitrag. Vielen Dank und viel Spaß beim Lesen.

Mit Robotic Process Automation (RPA) werden manuelle, sich wiederholende und zeitintensive Aufgaben automatisiert. Eine Kombination dieser Technologie mit Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht es die Automatisierung mit zusätzlichen kognitiven Aufgaben anzureichern und so nicht nur regelbasierte Prozesse zu übernehmen. Dieses Zusammenspiel von RPA und KI nennt sich Hyperautomation und ist einer der Gartner Top Strategic Technology Trends für das Jahr 2021. Diese Art der Prozessautomatisierung ist wesentlich wirtschaftlicher und wirkungsvoller als herkömmliche Automatisierungslösungen und bietet Unternehmen die Möglichkeit bestehende Prozesse noch robuster für die digitale Zukunft zu gestalten. Um die Frage zu klären, wie rentabel die Automatisierung für den jeweiligen Anwendungsfall ist, wird es nötig in Unternehmen den ROI zu messen. Da Hyperautomation eine Vielzahl von verschiedenen Aufgaben übernehmen kann, möchten wir im folgenden einige Use Cases aufzeigen, bei denen KI eingesetzt wird, um die Funktionen von RPA zu erweitern.

Rechnungsverarbeitung mit ERP-Systemen: Die Daten für den Procure-to-Pay-Prozess liegen in vielen Firmen in verschiedenen Systemen: Bei Banken, Lieferanten, Logistikern oder auch in eigenen CRM-Systemen. Mit Hyperautomation können die RPA-Software-Roboter diese Daten in ein System übertragen und Integrationslücken schließen. Da diese sogenannten virtuellen Mitarbeiter auch auf das Frontend eines Systems zugreifen können, sind Sie bei der Automatisierung nicht auf vorhandene APIs angewiesen. Sowohl bei der Eingangsverarbeitung als auch bei der Rechnungsstellung kann die KI den Roboter unterstützen. Bei der Eingangsverarbeitung gehen beispielsweise Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsavise, Gutschriften, Angebote und Verträge täglich ein, deren Dokumentenart durch KI automatisch erkannt und und dem zuständigen Verantwortlichen zugewiesen werden. Zusätzlich werden durch KI z.B. bei einer Rechnung die GoB-konformen Informationen geprüft oder auf Einzelposten-Basis verglichen, ob die preisliche Gestaltung für die abgerechnete Leistung erwartungskonform ist.

Aus einem ganz anderen Feld kommt ein Use Case, der sich ebenfalls sehr gut mit Hyperautomation vereinfachen lässt: Die Kandidaten-Beschaffung für die HR-Abteilung. Da Fachkräfte immer noch Mangelware sind, wird extrem viel Zeit für die aktuellen Recruiting-Strategien aufgewendet. Hier kann die Hyperautomation ihre HR-Abteilung entlasten. Der virtuelle Mitarbeiter durchsucht alternative Datenquellen automatisch. Das bedeutet, dass Ihre Tätigkeitsbeschreibung für die gesuchte Stelle mit Qualifikationen von möglichen Kandidaten intelligent abgeglichen werden und eine automatische Bewertung stattfindet. Dadurch finden Sie zum Beispiel auch geeignete Kandidaten, die nicht wortwörtlich in Ihr gewünschtes Recruiting-Schema passen.

Ein weiterer Use Case für Hyperautomation liegt im Customer Service. Hier hat sich gezeigt, dass sich vor allem durch eine individuelle Ansprache die Kundenzufriedenheit steigert, jedoch beispielsweise der Arbeitsaufwand zum Verfassen von personalisierten E-Mails dementsprechend auch ansteigt. KI kann bereits mit wenig Informationen aus Ihrem CRM-System individuelle Texte selbstständig schreiben und somit personalisierte E-Mails generieren. Regelbasierte Software oder Behelfslösungen wie Excel Tabellen zur Erstellung von E-Mail Kampagnen werden somit nicht mehr benötigt. In einer Veröffentlichung zeigt die Helm & Nagel GmbH, wie verfügbare Sprachmodelle einfach an den Sprachgebrauch anpassbar sind und überzeugende und menschenähnliche Texte generieren. Diese ersetzen regelbasierte Systeme direkt und können schnell angelernt werden.

Schlussendlich helfen kognitive Aufgaben branchenübergreifend sowohl bei dem Verständnis als auch bei der Kommunikation von Informationen in Texten. Der Einsatz einer passenden KI unterstützt deshalb Unternehmen auf dem Weg zur Hyperautomation. Christopher Helm, Geschäftsführer der Helm & Nagel GmbH berichtet, dass "künstliche Intelligenz einfach zu trainieren und in Prozesse einzubinden ist, wodurch Unternehmen mit KI doppelt so viele Anwendungsfälle profitabel automatisieren können als es bei einfachen regelbasierten Systemen der Fall wäre." Dieser besonders innovative und integrative Ansatz der Helm & Nagel GmbH wurde von der WirtschaftsWoche und der Deutschen Telekom als digitaler Vorreiter für die KI in digitalen Prozessen und Organisationen ausgezeichnet.

Doch worin liegt die Herausforderung?

Die ROI-Berechnung für ein Automatisierungs-Projekt gestaltet sich oft schwierig, weil die weichen Faktoren, wie eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit oder der Geschwindigkeits-Vorsprung gegenüber dem Mitbewerber schwer zu messen sind. Hierbei können wir Sie aber unterstützen: Die x-cellent technologies GmbH begleitet Sie im ganzen Automatisierungsprozess: Von der Prozessanalyse und Optimierung - über die Implementierung - bis hin zur Wartung sind wir als Partner immer an Ihrer Seite. Eine Kooperation mit der Helm & Nagel GmbH erweitert die Produktpalette bis hin zur Nutzung von KI in Prozessen und Analysen.